IRRI

Assistente Administrativo e Financeiro

na IRRI
1 vaga Administração Presencial Tempo inteiro Zambézia
Expirou

Sobre a Instituição

O International Rice Research Institute (IRRI) é uma organização Internacional  de  pesquisa  dedicada  à  redução  da  pobreza  e  da  fome  através  da  ciência  do  arroz;  melhorando  a  saúde  e  o  bem-estar  dos  produtores  de  arroz  e  dos  consumidores; e protegendo o ambiente de cultivo de arroz para as gerações futuras.
IRRI é um Instituto independente de investigação e de formação sem fins lucrativos, fundado em 1960. O IRRI está sediada em Los Baños, Filipinas e tem escritórios em 18 países de produção de arroz na Ásia e na África, e mais de 1.000 trabalhadores.
Em parceria com os Governos desses Países e Instituições, o IRRI desenvol-ve variedades melhoradas de arroz que sejam resistentes a pragas e doenças, bem como inundações, secas, e outros efeitos das mudanças climáticas.

Descrição

Finalidade do trabalho

Responsável pelas operações diárias administrativas (gestão local de contratos, aquisições, etc.) e financeiras (contabilidade, gestão financeira, monitorização do orçamento e relatórios) do escritório da Zambézia e por garantir que o ambiente de contabilidade financeira está em conformidade com as políticas e procedimentos do IRRI, regras e regulamentos de doadores e requisitos do governo local.

Papéis e responsabilidades

  • Gerenciar para arquivar e distribuir todos os e-mails/faxes/cartas/documentos recebidos e enviados;
  • Receber correspondência e faturas recebidas e encaminhá-las para os serviços apropriados;
  • Receber faturas e tratá-las conforme apropriado;
  • Gerenciar reservas de hotel para visitantes ou funcionários, conforme necessário;
  • Auxiliar na organização de viagens dos visitantes e reservas de voos, acomodação e transporte local, conforme solicitado;
  • Marcar ativos e fazer uma reconciliação;
  • Fotocopiar e digitalizar documentos;
  • Gerenciar reuniões e compromissos para o escritório provincial e redigir atas das reuniões conforme necessário;
  • Acompanhar os suprimentos básicos de escritório, mantendo o estoque e ajudando a solicitar novos/adicionais materiais básicos de escritório, conforme necessário;
  • Coordenar e facilitar solicitações relacionadas a TI, ordens de serviço, reuniões, solicitações de visitas e materiais para publicações;
  • Auxiliar na solicitação de cotações de suprimentos e serviços e na preparação de análises de propostas conforme necessário;
  • Manter o caixa pequeno do escritório;
  • Processar pedidos de adiantamento de dinheiro;
  • Manter uma caixa registradora e registre todas as entradas e saídas de dinheiro e o saldo final em todos os momentos;
  • Processar adiantamentos de dinheiro da equipe;
  • Relatar discrepâncias encontradas nas contas ao seu supervisor;
  • Fazer a conciliação do caixa no final de cada dia e produza o relatório no final da semana/mês;
  • Elaboração de relatórios de conciliação de caixa;
  • Manter registro avançado da equipe;
  • Garantir a conformidade com os procedimentos de compromisso de despesas;
  • Preparar Solicitações de Desembolso para aprovações de autoridade de nível seguinte e processá-las nos níveis apropriados;
  • Preparar Formulários Bancários para pagamentos com todas as aprovações necessárias;
  • Analisar e processar os pedidos de liquidação apresentados pelos Colaboradores e assegurar que todos os Adiantamentos de numerário emitidos aos Colaboradores são devidamente contabilizados e liquidados nos prazos estabelecidos;
  • Revisar as solicitações de liquidação enviadas pelos funcionários e garantir que a documentação da liquidação esteja em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos e com os requisitos do IRRI e dos doadores;
  • Preparar a reconciliação bancária para o processamento do final do mês;
  • Garantir a provisão de dinheiro no tempo;
  • Comunicar-se constantemente com seu supervisor em todas as operações administrativas e financeiras relacionadas ao escritório provincial;
  • Prestar assistência aos funcionários que realizam missões de campo, fornecendo-lhes o dinheiro necessário e garantindo a liquidação dos adiantamentos recebidos;
  • Recolha, digitalize e envie todos os documentos comprovativos de despesas para o escritório de Maputo;
  • Suporte administrativo eficiente e eficaz para funcionários e visitantes;
  • Garantir que todos os programas e operações tenham o suporte adequado necessário;
  • Relatar discrepâncias que ele encontra nas contas ao seu supervisor;
  • Melhorar a eficiência e lidar com um grupo diversificado de chamadores e visitantes em todos os níveis, tanto internos quanto externos ao IRRI, e garantir que todos sejam tratados de maneira profissional e cortês;
  • Fornecer gerenciamento diário de questões administrativas e financeiras e garantir que todos os prazos sejam cumpridos;
  • Relatórios de reconciliação de caixa;
  • Registro avançado bem conservado;
  • Auxiliar seu supervisor a responder perguntas da Sede e do Escritório Regional ou Nacional;
  • Desempenhar quaisquer outras funções relevantes atribuídas pelo supervisor de tempos em tempos.

Requisitos

  • Bacharelado em Contabilidade/Finanças/Gestão Administrativa com experiência profissional mínima de 2 anos em contabilidade, auditoria, gestão de caixa, gestão financeira ou áreas afins;
  • Conhecimento de MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Boas habilidades de comunicação oral e escrita;
  • Escrupulosamente honesto e fomentar sempre um ambiente de confiança e integridade;
  • Capacidade de atuar com rapidez, eficiência e manter a discrição e a confidencialidade;
  • Ter conhecimentos básicos de sistemas de contabilidade, contabilidade e relatórios financeiros, reconciliação bancária;
  • Ter experiência anterior de trabalho em uma organização internacional de desenvolvimento financiado por doadores;
  • Bom relacionamento interpessoal e boa capacidade de organização.

Como candidatar-se

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